Subtotales en excel

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La función de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, suponiendo que tenemos una hoja con los gastos personal que hemos realizado podemos tener el subtotal de lo gastado por cada área de nuestro gasto.

Para utilizar la función de subtotales en excel, lo primero que requerimos es tener una hoja con datos ordenados por columnas, usamos un archivo que podrás bajar aquí pero puedes usar cualquier archivo que tenga los datos por columnas, tal como este:

Una vez que hemos elegido nuestro archivo de datos, vamos a definir el resultado que queremos tener. Si estás utilizando el archivo de ejemplo, verás que tiene una lista de vendedores y productos vendidos por región. Lo que queremos tener es la suma del monto vendido en cada región.

Lo primero que vamos a hacer es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos cada corte de subtotal, es decir por la columna región.

Ya que esta ordenado este campo, lo que hacemos es seleccionar todas las celdas dónde tenga datos. Un método abreviado para hacer esto es presionar las teclas Ctrl+Inicio con lo que nos colocaremos en la primera celda de la hoja y luego presionamos las teclas Shift+Ctrl+Fin.

 Al estar seleccionados los datos, vamos la pestaña Datos y presionamos el botón Subtotal (En versiones de Excel anterior a 2007 vamos al menú Datos y seleccionamos la opción Subtotal), aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

En este cuadro de diálogo en el cuadro de opción "Para cada cambio en:"  vamos a seleccionar Región,

En el cuadro de opción "Usar función: " seleccionamos Suma 

En la lista de "Agregar subtotal a:" marcamos únicamente la opción Total

Revisamos que estén seleccionadas las opciónes Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos. y hacemos clic en Aceptar 

 Veremos que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3 cuadritos númerados del 1 al 3 del lado derecho de nuestra hoja, esto es por que ha agrupado las información de nuestro archivo en 3 niveles, una (la número 1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la número2 es por región y por último, la número 3 que nos muestra todos los datos que tenemos.

Al hacer clic en el cuadrito marcado con el número 2 podemos ver que se ocultan las líneas con datos y nos quedan solo las de subtotales, es decir, la venta por región, de igual manera podemos hacer clic en el número 1 y nos mostrará solo el total general de ventas.