Quitar filas vacías en Excel

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Como hemos visto a través de los trucos publicados en esta página, para muchas de las funciones de excel, es necesario tener nuestros datos ordenados en forma de tabla, sin renglones vacíos, lo que ahora mostramos te ayudará a quitar esas filas en blanco que normalmente estorban en el uso de estas funciones.

Supongamos que tenemos un archivo de excel en el que tenemos datos separados por algún tipo de agrupación, en este caso veremos un análisis de ventas por unidades y monto dividido por región del cuall quisieramos hacer una tabla dinámica, pero en la forma que se presenta la información no lo podemos hacer, tenemos que tenero en una forma tabular sin espacios.

originalmente nuestro archivo se ve de esta forma:

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Forma original del archivo

Ahora lo que tendremos que hacer es ordenarla en forma tabular y lo haremos mediante los siguientes pasos:

Paso 1:Lo primero será poner en cada fila a que región pertenece la venta. En este momento, la región está como encabezado de un grupo determinado pero requerimos ponerlo en cada fila para cumplir con el formato tabular.

Lo que haremos será escribir en la celda E3 (es decir en la fila del título de la región 1)una fórmula que obtenga el nombre de la región y si no, que copie el texto de la celda de arriba. La fórmula queda como sigue:

=si(A3="",E2,A3)

y esta fórmula la copiaremos en todas las columna, hasta donde terminan los datos, y queda de la siguiente forma:

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Ahora, uno de los pasos más importantes y muchas veces olvidados, seleccionamos la columna F y elegimos la opción Copiar y en las opciones de Pegar elegimos Pegar Valores, (en versiones anteriores, esta opción se encuentra en el menú Editar - Pegado Especial seleccionamos Pegar Valores). Con esto lo que conseguimos es que deje de aparecer la fórmla en cada celda y aparezca el valor.

Ahora en la columna siguiente, columna F, realizaremos una sucesión númerica, es decir, escribrimos los números a partir del 1 hasta el que lleguemos utilizando la función de autorrellenar. y nos quedan los datos como sigue:

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Ahora seleccionamos todas las celdas con datos y elegimos la opción ordenar por la columna A y luego por la columna B, de esta forma se juntará todos las columnas con datos, ahora sélo nos resta quitar las filas que nos son parte de los datos y tendremos la tabla como sigue:

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Que ya es casi lo que queremos, ahora solo ordenamos por la columna F y los datos quedarán en el mismo orden que nos fueron presentados pero con un formato tabular.

Etre truco es muy útil para poder consolidar información que nos ha sido compartida en una forma de división por grupos.